Die Vorstandssitzung im Verein ist das Herzstück der Vereinsführung. Hier werden Entscheidungen getroffen, Aufgaben verteilt und die Weichen für den Verein gestellt. Doch in vielen Vereinen läuft das eher informell ab – man trifft sich nach dem Training, bespricht kurz ein paar Dinge und geht wieder auseinander. Ohne Einladung, ohne Tagesordnung, ohne Protokoll.

Das kann funktionieren – bis es zum Streit kommt. Spätestens wenn ein Mitglied einen Beschluss anficht oder der Vorstand wegen einer Entscheidung in die Haftung genommen wird, rächt sich fehlende Dokumentation.

In diesem Ratgeber zeigen wir dir, wie du Vorstandssitzungen rechtssicher, strukturiert und effizient durchführst – ohne unnötige Bürokratie.

1. Was ist eine Vorstandssitzung im Verein?

Die Vorstandssitzung ist das regelmäßige Arbeitstreffen der Vorstandsmitglieder eines Vereins. Der Vorstand ist nach § 26 BGB das gesetzliche Vertretungsorgan des Vereins und führt die laufenden Geschäfte. In der Vorstandssitzung werden die dafür notwendigen Entscheidungen gemeinsam getroffen.

Rechtliche Grundlage

Das BGB regelt die Vorstandssitzung nur sehr knapp:

• § 26 BGB – Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich
• § 27 BGB – Bestellung und Geschäftsführung des Vorstands
• § 28 BGB – Beschlussfassung bei mehreren Vorstandsmitgliedern (Mehrheitsprinzip)
• § 32 BGB – Wird analog auf Vorstandssitzungen angewendet

Da das BGB so wenig regelt, kommt der Satzung eine zentrale Rolle zu. Die meisten Fragen (Form der Einladung, Fristen, Beschlussfähigkeit, Protokollpflicht) werden dort geregelt – oder sollten es sein.

Wer gehört zum Vorstand?

Zum BGB-Vorstand (§ 26) gehören nur die im Vereinsregister eingetragenen Personen – typischerweise 1. Vorsitzende/r, 2. Vorsitzende/r und Kassenwart. Viele Satzungen definieren aber einen erweiterten Vorstand mit Beisitzern, Schriftführern oder Jugendwarten. Entscheidend für die Vorstandssitzung ist die Satzungsdefinition – alle dort genannten Mitglieder haben Stimmrecht.

Abgrenzung zur Mitgliederversammlung

2. Einladung zur Vorstandssitzung: Form, Frist & Tagesordnung

Wer lädt ein?

In der Regel der oder die 1. Vorsitzende. Falls nicht in der Satzung geregelt, kann grundsätzlich jedes Vorstandsmitglied eine Sitzung einberufen.

Welche Form?

Hier unterscheidet sich die Vorstandssitzung deutlich von der MV: Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift.

• Per E-Mail – beste Variante, weil nachweisbar
• Per Messenger (WhatsApp, Signal) – praktisch, aber Nachweis schwieriger
• Mündlich – möglich, aber nicht empfehlenswert
• Per Brief – bei formellen Satzungen manchmal vorgeschrieben

Welche Frist?

1. Satzung prüfen – steht dort eine Frist, ist diese bindend
2. Falls nichts geregelt: „Angemessene Frist" – in der Praxis 3 bis 7 Tage
3. Eilfälle: Auch kurzfristig möglich, wenn alle einverstanden sind

Tagesordnung

Rechtlich nicht zwingend – aber unbedingt empfohlen! Sorgt für Struktur, Vorbereitung und ein besseres Protokoll.

3. Beschlussfähigkeit: Wer muss bei der Vorstandssitzung dabei sein?

Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt: Die Mehrheit der Vorstandsmitglieder muss anwesend sein.

4. Ablauf einer Vorstandssitzung im Verein

Typischer Ablauf (60–90 Minuten)

1. Eröffnung & Beschlussfähigkeit (2 Min.) – Vorsitzende/r eröffnet, Anwesenheit feststellen, Beschlussfähigkeit prüfen.

2. Genehmigung des letzten Protokolls (5 Min.) – Protokoll genehmigen oder Korrekturen einbringen.

3. Berichte (10–15 Min.) – Kurze Berichte der Vorstandsmitglieder. Hier berichtet auch der Kassenwart über die Finanzen.

4. Tagesordnungspunkte (30–45 Min.) – Die Sachthemen: Einführung → Diskussion → Beschluss.

5. Aufgabenverteilung (5–10 Min.) – Wer macht was bis wann?

6. Verschiedenes (5–10 Min.) – Unter „Verschiedenes" keine wichtigen Beschlüsse fassen!

7. Schließung (1 Min.) – Sitzung schließen, nächsten Termin nennen.

5. Beschlüsse in der Vorstandssitzung richtig fassen

Ohne abweichende Satzungsregelung gilt: Einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt.

Was darf der Vorstand beschließen?

• Ausgaben und Anschaffungen (innerhalb des Budgets)
• Vertragsabschlüsse (Miet-, Sponsoring-, Versicherungsverträge)
• Aufnahme/Ausschluss von Mitgliedern (wenn Satzung es vorsieht)
• Veranstaltungsplanung
• Personalentscheidungen (Übungsleiter, Trainer)
• Spendenbescheinigungen und deren Ausstellung

Beschluss-Formulierung

6. Protokoll der Vorstandssitzung: Pflicht, Inhalt & Vorlage

Gesetzlich: Kein Protokoll vorgeschrieben (anders als bei der MV). Praxis: Dringend empfohlen – als Beweis, Haftungsschutz und für die Kassenprüfung.

Was gehört ins Protokoll der Vorstandssitzung?

1. Kopf: Datum, Ort, Beginn und Ende
2. Anwesenheit (inkl. Entschuldigungen)
3. Feststellung der Beschlussfähigkeit
4. Tagesordnung
5. Zu jedem TOP: Zusammenfassung + Beschluss + Abstimmungsergebnis
6. Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist
7. Nächster Termin
8. Unterschriften (Protokollführer + Sitzungsleiter)

7. Online-Sitzungen & Umlaufbeschlüsse

Virtuelle Vorstandssitzungen

Online-Sitzungen sind zulässig, wenn die Satzung es erlaubt oder alle Vorstandsmitglieder einverstanden sind. Empfohlene Tools: Zoom, Teams, Google Meet oder Jitsi (kostenlos + DSGVO-freundlich).

Umlaufbeschlüsse (ohne Sitzung)

Voraussetzung: Die Satzung muss Umlaufbeschlüsse ausdrücklich erlauben!

1. Beschlussvorschlag allen Vorstandsmitgliedern schriftlich zusenden
2. Frist zur Stimmabgabe setzen (z.B. 5 Tage)
3. Jedes Mitglied stimmt mit Ja/Nein/Enthaltung ab
4. Beschluss im nächsten Protokoll dokumentieren

8. Wie oft sollte der Vorstand tagen?

Die erste Vorstandssitzung nach der Vorstandswahl

Besonders wichtig ist die konstituierende Sitzung nach der Wahl:

• Aufgabenverteilung klären
• Vertretungsregeln festlegen
• Bankzugang regeln
• Übergabe mit dem alten Vorstand (Unterlagen, Passwörter, Schlüssel)
• Jahrestermine festlegen (Sitzungen, Kassenprüfung, Veranstaltungen)

9. Die 7 häufigsten Fehler bei der Vorstandssitzung

10. Checkliste Vorstandssitzung im Verein

FAQ – Häufige Fragen zur Vorstandssitzung im Verein